REGLEMENT PATIENT CENTRICITY AWARD 2024

1. Algemeen

1.1     De Patient Centricity Award (‘de Award’) is een jaarlijks door Takeda Nederland bv., gevestigd en kantoorhoudende aan het Mercuriusplein 11, 5th verdieping, 2132 HA te Hoofddorp (‘Takeda’), uit te reiken prijs aan een instelling waaraan beroepsbeoefenaren verbonden zijn of een samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren (‘de Instelling’) voor vernieuwende initiatieven ten behoeve van de ondersteuning van mensen met een oncologische aandoening. De Instelling dient een bij de Nederlandse Kamer van Koophandel geregistreerde rechtspersoon te zijn. De Award wordt niet uitgekeerd aan een individueel persoon.
1.2    Door deelname aan de Award (door een Project in te zenden door het digitaal verzenden van een volledig ingevuld Deelnameformulier) wordt u geacht op de hoogte te zijn van de voorwaarden en verklaart u zich akkoord met dit Reglement.

 

2. Het Project

2.1    De Award wordt uitgereikt voor een project dat op een uitzonderlijke wijze bijdraagt aan het welzijn van mensen met een oncologische aandoening (het Project).
2.2    Projecten die in aanmerking komen voor de Award kunnen nieuwe initiatieven zijn op het vlak van verpleging, voorlichting, verzorging, begeleiding of ondersteuning van de oncologische patiënt. De oncologische patiënt dient in ieder geval centraal te staan.
2.3    Er is sprake van een Project dat in aanmerking komt voor de Award indien aan alle volgende criteria is voldaan:

1. Het project draagt bij aan het welzijn van mensen met een oncologische aandoening en verbetert op dit gebied de kwaliteit van de zorg;
2. Het project is innovatief en heeft bij voorkeur een multidisciplinair karakter;
3. Het project is ook inzetbaar in andere oncologische zorginstellingen, dan wel inzetbaar bij andere oncologische aandoeningen;
4. Bij de totstandkoming van het project (opzet) en de uitvoering van het project (implementatie) zijn patiënten betrokken;
5. Het project kan niet gefinancierd worden uit de reguliere middelen (niet geheel of gedeeltelijk gefinancierd door overheid, zorgverzekeraar, subsidiegever of instelling, deelfinanciering is wel toegestaan);
6. Het project mag geen commercieel doel dienen;
7. Het project wordt ingezonden ten behoeve van een Instelling;
8. Een projectvoorstel waar onderzoek een deel van uitmaakt, is toegestaan, mits gedurende het onderzoek wordt bijgedragen aan de zorg voor patiënten in de praktijk. Projecten die niet gedurende de looptijd bijdragen aan de zorg voor patiënten in de praktijk (zoals literatuurstudies en haalbaarheidsstudies) zijn uitgesloten van deelname.

 

3. Voorwaarden voor deelname

3.1    Projecten kunnen worden ingezonden door medisch specialisten, oncologie verpleegkundig specialisten of ziekenhuisapothekers (‘de Inzender’). Projecten kunnen uitsluitend worden ingezonden met toestemming van de daartoe bevoegde vertegenwoordigers van de Instelling.
3.2    De Inzender verklaart dat de Instelling op de hoogte is van en begrijpt dat de Instelling kan worden aangemerkt als winnaar (‘de Winnaar’) en dat de Winnaar en Takeda voorafgaand aan de uitreiking van de Award een door Takeda opgestelde schriftelijke sponsorovereenkomst zullen aangaan. Hierin worden wederzijdse rechten en verplichtingen van beide partijen vastgelegd evenals andere relevante afspraken over onder meer de besteding van de Award. Tevens staan hierin bepalingen over de verplichte transparantie (op grond van de Gedragscode Geneesmiddelenreclame en in het bijzonder de gedragsregels openbaarmaking financiële relaties, paragraaf 7.2 van de Gedragscode Geneesmiddelenreclame) en bepalingen met betrekking tot persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Ook zal de Winnaar Takeda hierin toestemming geven eventuele verstrekte persoonsgegevens, foto’s en/of bijdragen te gebruiken bij promotionele activiteiten in verband met de Award alsmede in het kader van de bekendmaking van de Winnaar via alle media, waaronder begrepen radio, televisie, social media en internet.
3.3    Alle werknemers van Takeda of aan Takeda gelieerde (rechts)personen en hun inwonende familieleden, alsmede personen die direct of indirect betrokken zijn bij de organisatie van de Award, zoals de leden van de Jury, zijn van deelname aan de Award uitgesloten.
3.4 De Inzender zal minimaal 1 werkweek van tevoren worden geïnformeerd over de datum en tijd van het juryoverleg en zal op dat moment telefonisch beschikbaar zijn of een plaatsvervanger beschikbaar stellen om eventuele inhoudelijke vragen van de Jury op dat moment nog te beantwoorden.
3.5 Een vertegenwoordiger van de Instelling dient bereid te zijn om persoonlijk bij de uitreiking van de Award aanwezig te zijn.

 

 

4. Wijze van deelname

4.1    Aan de Award kan uitsluitend worden deelgenomen door het digitaal invullen en insturen van een volledig ingevuld Deelnameformulier dat is te vinden op www.patientcentricityaward.nl (‘de Inzending’). Alle Inzendingen dienen te worden vergezeld van de volgende gegevens:

• Een volledig en correct ingevuld Deelnameformulier voorzien van voldoende informatie om te toetsen of er voldaan wordt aan de vereisten van artikel 2.3 van het Reglement;
• Een projectbeschrijving waarin het Project voldoende uitgebreid wordt beschreven. Indien mogelijk voorzien van eventuele project ‘milestones’ en inzichtelijke (en uitgewerkte) financiële onderbouwing d.m.v. een begroting .
• In het geval de unrestricted educational grant een deelfinanciering van het project betreft, dient ook beargumenteerd te worden welke activiteiten van dit deelbedrag zullen worden gerealiseerd en welke resultaten met het deelproject kunnen worden behaald, ook in geval er uiteindelijk geen financiering voor andere delen van het project wordt gevonden.

4.2    Alleen Inzendingen die uiterlijk op 25 januari 2023 in het bezit te zijn van Takeda dingen mee naar de Award. Alle Inzenders van een tijdig ingezonden Project ontvangen een ontvangstbevestiging.
4.3    Alleen volledig en correct ingevulde Inzendingen die tevens voldoen aan de voorwaarden van art. 1, 2 en 3 van dit Reglement dingen mee naar de Award.
4.4    Inzendingen van eerdere edities, die hebben gewonnen/niet hebben gewonnen, mogen niet meer meedingen voor andere edities van de Award.
4.5    Takeda en door haar ingeschakelde (hulp)personen of derden zijn niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor verloren (gegane), vertraagde, verkeerd geadresseerde, verkeerd bezorgde, beschadigde of niet-afgeleverde Inzendingen, of voor Inzendingen die anderszins niet, of niet tijdig, door Takeda zijn ontvangen.
4.6    Inzenders geven Takeda toestemming en verklaren dat zij daartoe toestemming hebben van de Instelling om het Project openbaar te maken in het kader van de Award. Openbaarmaking vindt in onderling overleg plaats.
4.7    Deelnemers vrijwaren Takeda voor aanspraken van derden wegens inbreuk op rechten van derden zoals intellectuele eigendomsrechten.

 

5. Beoordeling

5.1    Alle Inzendingen worden beoordeeld door een deskundige en onafhankelijke jury (‘de Jury’). De leden van de Jury zullen maximaal 5 edities achtereen plaatsnemen in de Jury, met uitzondering van de vertegenwoordigers van de patiëntenorganisaties en iedere editie zal er tenminste 1 jurylid wisselen. De juryleden zijn allen afkomstig van verschillende instellingen. Bij aftreden dragen de juryleden zelf hun vervanger voor, met inachtneming van de vorige zin. Wanneer er geen geschikt jurylid wordt voorgedragen kan de jury een verzoek om ondersteuning vragen aan Takeda.  Takeda zal dan als laatste vangnet maar in overleg en afstemming met de bestaande jury een nieuw jurylid voordragen.
5.2    De Jury bestaat uit een multidisciplinair team, afhankelijk van het indicatiegebied, en als voorbeeld:

• 1 specialist (hemato- oncoloog)
• 1 arts (oncoloog)
• 1 vertegenwoordiger van een patiëntenvereniging
• 3 verpleegkundig specialisten

5.3 De Jury selecteert en benoemt samen de voorzitter van de Jury, die tot taak heeft het proces te bewaken en besluiten te communiceren. In geval de voorzitter wordt gekozen uit de juryleden, dan heeft deze ook stemrecht. In geval de voorzitter niet tot de Jury behoort maar tot een onafhankelijke derde partij, heeft deze geen stemrecht. De voorzitter mag in dat geval wel met gelijke stem als de andere juryleden bepalen of een Inzending geldig is (een ‘Nominatie’). Daarnaast mag de voorzitter wel deelnemen aan inhoudelijke discussies voorafgaand aan de stemronde.
5.5 Takeda maakt de Award financieel mogelijk en ziet erop toe dat de toekenning en uitreiking hiervan in overeenstemming is met de Gedragscode Geneesmiddelenreclame. Takeda heeft zelf geen inhoudelijke inspraak. Takeda verzorgt de secretariële coördinatie van het proces van verzamelen en beoordelen van de Inzendingen op de vereisten voor sponsorbaarheid. Dit is de rol van de Secretaris. Takeda kan de functie van Secretaris geheel of gedeeltelijk uitbesteden aan een derde partij, die ook geen inhoudelijke inspraak zal hebben en geen herleidbare link heeft met mogelijke Inzenders.
5.6 In geval een Inzending wordt ingestuurd namens een Instelling waaraan een jurylid part time of full time verbonden is, dan weerhoudt dit jurylid zich van de beoordeling van deze Inzending. Hij of zij mag wel met gelijke stem als de andere juryleden bepalen of een Inzending geldig is. Daarnaast mag dit jurylid wel deelnemen aan inhoudelijke discussies voorafgaand aan de stemronde.
5.7 Het proces van beoordeling verloopt als volgt:

• Inzendingen komen binnen via het formulier of per e-mail;
• Secretaris stuurt Inzenders ontvangstbevestiging;
• Secretaris controleert de Inzendingen op vereisten voor sponsorbaarheid;
• Secretaris biedt de Inzendingen aan de Jury aan. De namen van de Inzenders worden achterwege gelaten. Wel wordt de Instelling bekend gemaakt aan de Jury en eventuele functies van betrokkenen indien dit inhoudelijk relevant is voor de kwaliteit en haalbaarheid van het project;
• Jury beoordeelt de Inzendingen en formuleert eventuele aanvullende vragen, wanneer de Jury op basis van de gegevens op het Deelnameformulier niet kan beoordelen of het Project voldoet aan de gestelde eisen;
• Secretaris geeft Inzender terugkoppeling van aanvullende vragen;
• Inzender levert binnen afgesproken termijn aanvullende informatie;
• Secretaris biedt de inzendingen opnieuw aan de Jury aan;
• Jury beoordeelt de Inzendingen opnieuw. Als deze geldig zijn, krijgen zij een Nominatie;
• Inzenders krijgen bericht van de secretaris of zij genomineerd zijn of niet;
• Juryoverleg wordt ingepland;
• Secretaris biedt de juryleden de Nominaties en beoordelingsformulieren aan;
• Juryleden beoordelen individueel de Nominaties, deze beoordeling is niet anoniem;
• Juryoverleg: discussie beoordelingen, eventueel telefonisch contact met Inzenders voor aanvullende informatie (hiertoe ontvangen zij naam en telefoonnummer Inzender), officiële anonieme stemronde, selectie voorwaardelijke winnaar, nummer 2, nummer 3 en opstellen juryrapport;
• Secretaris laat juridische controle (‘CGR-toets’) uitvoeren door Takeda voor voorwaardelijke winnaar;
  • Secretaris informeert Jury over uitkomst juridische controle;
• Jury benoemt definitieve winnaar of herhaalt de CGR-toets met de nummer 2;
• Secretaris informeert Winnaar.

5.8   Iedere Inzender hoort alleen of zijn of haar Inzending genomineerd is of niet. De Nominaties worden niet openbaar gemaakt. De inhoudelijke beoordeling wordt door de Jury uitgevoerd op basis van de 8 voorwaarden (zie onder 2.3) en aanvullende beoordelingscriteria waarbij een 10-puntsschaal wordt gehanteerd. Deze aanvullende beoordelingscriteria zijn als volgt:

• De mate waarin de patiënt centraal staat in/door het Project;
• De verhouding tussen de investering die de patiënt moet doen en de verbetering in het welzijn dat het Project voor de patiënt oplevert;
• De mate van innovativiteit van het Project
• In hoeverre het Project bijdraagt aan de kwaliteit van de zorg;
• De praktische uitvoerbaarheid van het Project;
• In hoeverre het Project op te schalen is naar andere oncologische instellingen;
• Algemene score van dit Project (jurylid oordeel)

1. Hoe is de verhouding tussen de investering die de patiënt moet doen en de verbetering in het welzijn dat het project voor de patiënt oplevert?
2. In hoeverre is het project ook inzetbaar in andere oncologische zorginstellingen, dan wel inzetbaar bij andere oncologische aandoeningen?

5.9    De Inzender van de Winnaar van de Award krijgt  persoonlijk bericht. Daarna zal de Inzender nadere informatie over de datum en de locatie van de bekendmaking van de Winnaar van de Award ontvangen.

 

6. De Award

6.1    De Award vertegenwoordigt een waarde van maximaal € 10.000, – (zegge: tienduizend euro) exclusief BTW welk bedrag via een unrestricted educational Grant (verstrekking van een geldbedrag waar geen invloed van Takeda op het Project tegenover staat) wordt toegekend aan de Winnaar(s). Indien de kosten van het winnende Project lager zijn dan de aan de Award verbonden geldprijs worden enkel (en dus maximaal) de begrote kosten van het Project vergoed en bedraagt de Award dus een lagere waarde, ter sponsoring van het Project van de Winnaar.
6.2    Bij een gelijk aantal toegekende punten aan een Project behoudt de Jury zich het recht voor om meerdere winnaars van de Award aan te wijzen. De Jury mag dan de geldprijs van maximaal € 10.000, – naar eigen inzicht met inachtneming van de sub 5.8 vermelde zwaarwegende criteria en in overeenstemming met de ingediende begroting, verdelen over de winnende Inzendingen.
6.3    De Award is Winnaar gebonden, is niet overdraagbaar of inwisselbaar en dient volledig aan het Project te worden besteed. Voorwaarde voor verkrijging van de Award is dat de Winnaar jegens Takeda financiële verantwoording aflegt over de uiteindelijke besteding van het geldbedrag.
6.4    Bij weigering of niet aanvaarding van de Award of de aan de Award verbonden voorwaarden, zal de Award niet worden uitgekeerd. In dat geval is Takeda in overleg met de Jury gerechtigd een andere Winnaar te kiezen of om te besluiten dat geen Winnaar wordt aangewezen.
6.5    De uitbetaling van de geldprijs geschiedt door overschrijving van het bedrag op het bankrekeningnummer (IBAN) van de Winnaar.

 

7. Privacy en geheimhouding

7.1    Takeda verwerkt in het kader van de uitvoering van de Award persoonsgegevens van de Inzender, namelijk zijn/haar naam, e-mailadres, telefoonnummer en functie/beroep. Door het inzenden van een Inzending ontstaat tussen Takeda en Inzender een overeenkomst, namelijk dit Reglement. Takeda verwerkt de persoonsgegevens van Inzender om uitvoering te kunnen geven aan deze overeenkomst. Takeda zal de persoonsgegevens niet verstrekken aan derden anders dan de Jury en de Secretaris wanneer de functie van Secretaris niet door Takeda wordt bekleed. Takeda zal de persoonsgegevens, die deel uitmaken van haar bedrijfsadministratie, niet langer dan zeven jaar bewaren.
7.2    Inzenders hebben te allen tijde het recht hun persoonsgegevens in te zien en Takeda te verzoeken deze zo nodig te rectificeren, wissen, de verwerking te beperken of de verwerking bezwaar te maken. Ook heeft de Inzender het recht zijn gegevens in gestructureerde vorm te verkrijgen om deze aan een derde over te dragen (‘dataportabiliteit’). Hieronder vindt u de contactgegevens van Takeda die u hiervoor kunt gebruiken:

Takeda Nederland bv
dataprivacy@takeda.com

Naam Data Protection Officer: Nick Tyler

 

Als de Inzender een klacht heeft over de verwerking van zijn persoonsgegevens, kan hij deze klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (http://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl)

Het verstrekken van de gevraagde persoonsgegevens is een noodzakelijke voorwaarde om mee te dingen naar de Award. Zou u deze gegevens niet aan Takeda verstrekken, zou Takeda en/of de Jury geen contact met u kunnen opnemen met betrekking tot vragen over het Project en u niet kunnen informeren of het Project is genomineerd en wel of niet gewonnen heeft. Natuurlijk bent u niet verplicht uw persoonsgegevens aan Takeda te verstrekken, u kunt dan alleen geen Project insturen ten behoeve van de Award.

7.3   Inzendingen worden voor een periode van 3 jaar bewaard en daarna vernietigd. (Delen van) de inhoud van de Inzendingen worden niet zonder toestemming van de Inzender gedeeld binnen of buiten Takeda. Alleen medewerkers van Takeda die taken uitvoeren ten aanzien van de organisatie van de Patient Centricity Award en/of de Secretaris hebben toegang tot deze documenten.
7.4 Juryleden en juryvoorzitter behandelen de Inzendingen, Nominaties en uiteindelijke Winnaar van de Award vertrouwelijk en zullen de Inzenders en de Projecten niet bespreken buiten de context van het juryoverleg.

 

8. Overig

8.1    Inzenders noch Instellingen kunnen rechten ontlenen aan en/of een vergoeding krijgen voor deelname aan de Award anders dan uitdrukkelijk omschreven in dit Reglement.
8.2    Takeda behoudt zich het recht voor om een ingezonden Project te diskwalificeren indien de Inzender of Instelling niet aan dit Reglement voldoet of zich anderszins op oneigenlijke wijze toegang verschaft tot of deelneemt aan de Award.
8.3.   In geval er 3 of minder Nominaties voortkomen uit Inzendingen, zal de uitreiking van de Award niet plaatsvinden. Inzenders worden hierover geïnformeerd.
8.4    Druk-, spel- of andere soortgelijke fouten kunnen niet worden ingeroepen als grond voor bijkomende verplichtingen voor Takeda.
8.5    In alle gevallen waarin dit Reglement niet voorziet, beslist de directie van Takeda na overleg met de Jury.
8.6    Takeda is gerechtigd naar eigen inzicht dit Reglement alsmede zijn specifieke voorwaarden gedurende de looptijd van de Award in overleg met en na akkoord van de Jury te wijzigen of aan te passen, dan wel zonder opgave van reden de Award te staken, te wijzigen of aan te passen vanwege haar moverende redenen, zonder dat Takeda daardoor op enigerlei wijze tot vergoeding van schade is gehouden jegens de Inzender. Wijziging of aanpassing van de procedure, zal door Takeda op passende wijze publiekelijk (bijvoorbeeld via haar website) bekend worden gemaakt. Inzender noch Instelling kan vanwege een wijziging enige aanspraak jegens Takeda doen gelden.